Dershane takip programı ve KVKK
Dershaneler için KVKK rehberi
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir; kendi durumunuz için bir hukuk danışmanına başvurun. Öğrenci takip programı kullanan bir dershanenin KVKK'daki rolünü, veliden neyi ne zaman alması gerektiğini ve verinin ne kadar saklandığını özetler.
Roller: veri sorumlusu ve veri işleyen
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre verinin hangi amaçla ve hangi araçla işleneceğine karar veren, veri sorumlusudur. Öğrenci takibinde bu karar dershaneye aittir; dershane öğrenci ve veli verilerinin veri sorumlusudur.
Kerteriz bu verileri yalnız dershane adına ve dershanenin talimatıyla işler; bu nedenle veri işleyendir. İlişki Kerteriz'in Veri İşleme Sözleşmesi ile kurulur. Hesap sahiplerinin kimlik, fatura ve güvenlik kayıtları bakımından ise veri sorumlusu Kerteriz'dir.
Veli açık rızası ve aydınlatma
18 yaşından küçük öğrencilerin verisi için gereken açık rızayı veli verir. Kerteriz, dershanenin kullanması için bir Veli Açık Rıza Formu sunar; dershane formu kâğıt üzerinde imzalatır ve rızanın alındığını programda kaydeder.
Açık rıza aydınlatmanın yerini tutmaz. Kanun'un 10. maddesi, veriler toplanırken ilgili kişiye şunların bildirilmesini ister:
- veri sorumlusunun kimliği,
- verilerin hangi amaçla işleneceği,
- kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- toplama yöntemi ve hukuki sebebi,
- ilgili kişinin hakları.
Bir dershane için kontrol listesi
Rolünüzü yazılı hâle getirin
Veri İşleme Sözleşmesi'ni okuyun; kimin veri sorumlusu, kimin veri işleyen olduğunu ve alt işleyenleri sayar.
Velileri aydınlatın
Veliye verinin hangi amaçla işlendiğini anlatın; Kerteriz'in veli aydınlatma metni herkese açıktır.
Gerektiğinde açık rıza alın
Küçük öğrenciler için veli açık rızasını formla alın ve programa işleyin.
Yalnız gerekeni girin
Öğrencinin adını girmek zorunlu değildir; sağlık, din ya da biyometri gibi özel nitelikli veri programa girilmez.
Başvurulara hazır olun
Veli ya da öğrenci başvurusunu Kanun'un 13. maddesi uyarınca en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırın; Kerteriz gereken bilgiyi sağlar.
Saklama, sona erme ve ihlal
Abonelik sona erdiğinde dershane hesabı salt okunur arşive dönüşür ve 12 ay bu hâlde kalır. Süre dolmadan 30 gün önce bildirim yapılır; süre sonunda veriler silinir ya da kimlikten koparılır. Ödeme ve fatura kayıtları Türk Ticaret Kanunu gereği 10 yıl saklanır. Dershane, arşiv süresini beklemeden imha isteyebilir.
Kerteriz, verilerin kanuni olmayan yollarla elde edildiğini öğrendiğinde bunu dershaneye gecikmeksizin bildirir. Kurul'a ve ilgili kişilere bildirimi veri sorumlusu olarak dershane yapar.
Sık sorulan sorular
Kerteriz veri sorumlusu mu?
Öğrenci ve veli verileri bakımından hayır; veri sorumlusu dershanedir, Kerteriz veri işleyendir. Hesap sahiplerinin kimlik, fatura ve güvenlik kayıtları bakımından veri sorumlusu Kerteriz'dir.
Veriler yurt dışına aktarılıyor mu?
Evet. Veritabanı Avrupa Birliği'nde (İrlanda), kimlik doğrulama verisi ABD'de tutulur; güvencesi standart sözleşme hükümleri içeren veri işleme sözleşmeleridir. Ayrıntı Veri İşleme Sözleşmesi'nde yazar.
Canlı dersler kaydediliyor mu?
Hayır. Canlı ders akışı anlıktır; ses ve görüntü saklanmaz.
Yapay zekâ işlevlerine hangi veri gider?
Öğrencinin adı ve çalışma ölçümleri iletilir; e-posta adresi, iletişim bilgisi ve kimlik numarası iletilmez. Girdi ve çıktılar model eğitiminde kullanılmaz.
Bu rehber hukuki görüş yerine geçer mi?
Hayır. Genel bilgi verir; kendi durumunuz için bir hukuk danışmanına başvurun.
KVKK sorularınızı konuşalım
Veri İşleme Sözleşmesi ya da veli metinleri hakkındaki sorularınızı bize yazın.